Jurimanagement - Lettre d'information n°3 - Août 2006

Article publié sur le site "Jurimanagement ", lettre d'information n°3, août 2006.

  Par Agnès Burzynski - Andbur - partenaire Jurimanagement.

Les cabinets d’avocats n’ont pas tous la même approche de l’informatique. Cela s’est vu nettement entre l’an 2000 et le passage imposé à l’Euro, qui ont obligé les avocats à s’intéresser à leur informatique : pour certains, ces deux obstacles ont été digérés sans aucune difficulté, d’autres ont encore du mal à s’en remettre !

Au vu de notre expérience, nous pourrions mettre en relief trois grands types de comportement :
- les fous de technologie
- les réfractaires
- les réalistes

Pour chacun de ces types, il y a des zones de risques différentes, présentées ci-dessous :

Les fous de technologie

Ils doivent toujours être à la pointe de la technologie. Blackberry, VoIP, salle blanche high-tech, équipe informatique interne, voire pléthore de prestataires, … Ces cabinets consacrent un budget important à la technologie.

Leurs zones de risques :

• Accros des dernières nouveautés, ils ont vu dans « LE MAGAZINE NTIC » LA technologie qui va révolutionner leur mode de fonctionnement !!! Il faut bien sûr tout de suite la mettre en place ! Le rôle de leur responsable informatique est de faire le tri entre les nouveautés pour ne prendre que celles qui apportent un vrai plus au Cabinet, et pas de se faire plaisir en intégrant toutes ces nouveautés. L’équipe informatique doit donc être bien encadrée, et contrôlée par un(e) associé(e) maîtrisant un minimum l’informatique et surtout s’y intéressant réellement.
• Quelle que soit l’équipe interne, elle ne maîtrise pas forcément toutes les nouvelles technologies et il faut faire intervenir des prestataires extérieurs pour les mettre en place. Il est indispensable de faire un transfert de connaissance suffisant en interne, pour ne pas se retrouver pieds et poings liés à une société extérieure qui sera la seule à maîtriser la technologie en question.
• Il faut veiller à former suffisamment les équipes à l’utilisation de toutes ces technologies, afin de bénéficier pleinement de leurs avantages, sinon elles représenteront un investissement inutile. Pour certain(e)s, l’ordinateur n’est qu’une machine à écrire améliorée !
• Attention au « bidouilleur » ! Comme le mécanicien du dimanche qui n’est pas garagiste, celui-ci n’est pas informaticien, même s’il connaît l’informatique plutôt mieux que la moyenne. Pour une mise à jour de serveur, une installation complète, la mise en place d’une vraie sauvegarde, d’une synchronisation, pour un accès à Internet réellement sécurisé, idem pour une connexion WiFi ou BlueTooth, … mieux vaut faire confiance aux professionnels !

Les réfractaires

Pour eux, l’informatique est un mal nécessaire. D’ailleurs, certains associés n’ont pas d’ordinateur dans leur bureau, sauf éventuellement un portable, parce que ça décore ! Et tant que ça marche, on ne change rien ! Est-ce qu’il y a une sauvegarde ? Oui, peut-être… Est-ce qu’elle marche ? C’est une autre question ! Quelle est la protection contre les virus ? On a installé un anti-virus… il y a 2 ans ! Est-ce qu’il est mis à jour ? Non, la licence coûte trop cher ! La caricature est un peu forte, quoique !

Leurs zones de risques :

• Le « crash » : au risque d’énoncer une banalité, un ordinateur fonctionne jusqu’au jour où il ne fonctionne plus ! Idem pour les serveurs, les systèmes de sauvegarde, les routeurs,… Mais une fois que le serveur est planté, ou que le disque dur d’un poste a crashé, ou qu’il y a eu une attaque virale, c’est souvent trop tard ! Et c’est là que cela peut coûter très cher ! SOS info, comme SOS plombier ou SOS serrure, peut avoir tendance à « assommer » son client, en profitant de sa détresse.
• La perte de productivité : certains cabinets ne sont pas encore connectés à Internet, ou alors juste un poste, isolé du réseau, pour éviter les virus. Et pourtant, tous ceux qui travaillent régulièrement avec Internet et la messagerie se demandent comment ils faisaient avant, tellement cela leur facilite la tâche. De même, on attend qu’un poste ait une panne matérielle pour le changer, mais c’est un mauvais calcul : si on essaye de quantifier le temps perdu sur un vieux poste, à redémarrer quatre fois par jour, ou à ne pas pouvoir lancer plusieurs applications simultanément parce que ça rame, ou à recommencer un document qu’on a perdu suite à un plantage, un nouvel ordinateur est très vite amorti. Et ce, sans compter la satisfaction des utilisateurs, qui elle, n’a pas de prix !
• Une sécurisation insuffisante : aujourd’hui, un PC sous Windows connecté directement sur Internet sans aucune sécurité ne peut rester plus de 5 minutes sans subir une tentative de piratage ou une attaque virale. Pourtant, on voit encore des échanges non ou mal sécurisés, des réseaux WiFi sans aucun cryptage, … Sans parler des documents confidentiels envoyés en clair par messagerie, qui plus est dans un format modifiable !
• Le coût : au lieu d’avoir un budget régulier, ces cabinets n’ont pas ou très peu de budgets habituellement, mais doivent faire face à de gros investissements quand il est impossible de reculer plus longtemps. Et ce n’est jamais le bon moment : il faut payer l’Urssaf et la défiscalisation !... ;-)

Les réalistes

Ils ont compris que l’informatique est un outil dont ils ne peuvent et ne veulent plus se passer. Ils l’ont intégrée dans leur budget de fonctionnement et essayent de s’organiser pour maintenir leur parc et leurs outils et les faire évoluer, en intégrant de manière réfléchie les nouvelles technologies. Ils s’intéressent et se documentent, mais savent que l’informatique n’est pas leur métier. Ils s’adressent par conséquent aux « professionnels de la profession » pour être aidés.

Leurs zones de risques :

• Ne pas trouver les bons intervenants : il est nécessaire d’avoir un informaticien pour maintenir le parc, mais le cabinet n’a pas toujours la taille suffisante pour avoir une personne en interne. Et si c’est le cas, le technicien informatique n’a pas forcément le recul nécessaire, ni/ou le temps, ni/ou les compétences, pour aider les associés dans leurs choix stratégiques d’évolution. Il est donc souvent nécessaire de faire appel à un prestataire extérieur, qui pourra à la fois envoyer régulièrement un technicien pour la maintenance, assurer éventuellement une assistance téléphonique ou une télémaintenance, et/ou déléguer un consultant pour les aspects stratégiques.

Ainsi, il est donc souvent nécessaire de faire appel à un prestataire extérieur, qui prendra en charge tout ou partie de l’informatique du Cabinet. Comme dit le proverbe, ce n’est pas l’informatique qui coûte cher, ce sont les mauvais choix et les mauvais prestataires !

Voici donc quelques pistes de réflexion quant à ce choix.

1. Il faut comprendre tout ce que vous dit le prestataire ! Il est tellement facile de noyer son interlocuteur avec son jargon professionnel ! Le prestataire doit expliquer clairement ce qu’il propose, donner si nécessaire des schémas explicatifs de l’infrastructure qu’il préconise, et il doit fournir une tarification précise et limpide, que ce soit au forfait ou au temps passé.
2. Si vous souhaitez faire passer régulièrement un technicien dans vos locaux, renseignez-vous sur l’organisation du prestataire : est-ce que cela sera toujours la même personne ? Si non, comment se passe la transmission d’informations ? Pourrez-vous joindre le technicien dédié par téléphone ?
3. Comme pour tout, la qualité se paye. Il faut bien entendu faire jouer la concurrence, mais le prix ne doit en aucun cas être le seul et unique critère de choix.
4. L’informatique est, comme le droit, un domaine très vaste. Faites plutôt confiance au prestataire qui saura vous dire les éléments qu’il ne maîtrise pas et pour lesquels il fera appel à son partenaire spécialisé, qu’à celui qui vous assure qu’il sait absolument tout faire.

Pour conclure, le conseil aux avocats est notre métier, que nous faisons avec le plus grand sérieux et un professionnalisme sans faille, ce qui n’empêche pas un brin d’humour et de causticité ! 

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